Przepisy prawa dają przedsiębiorcy możliwość przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w osobę prawną, jaką jest sp. z o.o. Nie jest możliwe przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę jawną, partnerską, komandytową lub komandytowo-akcyjną.

Co istotne z punktu przedsiębiorcy w momencie podejmowania przez niego decyzji o przekształceniu, to to, że:
1. Spółce powstałej w wyniku przekształcenia przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. W szczególności spółka staje się podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przekształcanemu, z wyjątkiem ulg podatkowych przewidzianych w przepisach prawa podatkowego.
2. Po przekształceniu działalności jednoosobowej w spółkę z o.o. przedsiębiorca zachowuje w zasadzie uprawnienia i ulgi podatkowe (z wyjątkami, takimi jak ulga internetowa, ulga na dzieci czy wspólne rozliczanie z małżonkiem).
3. Przekształcenie działalności gospodarczej zachowuje jej ciągłość. Oznacza to tyle, że nazwa firmy przedsiębiorcy może pozostać ta sama, z tym, że musi on do niej dodać skrót formy prawnej spółki – „sp. z o. o.”. Natomiast jeśli zdecyduje się na zmianę nazwy, przez co najmniej rok od przekształcenia do nowej nazwy musi dodawać człon z dawną nazwą firmy.
4. Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. nie obliguje do zapłaty podatku. Oznacza to, że nie płaci się podatku od dochodów (przychodów) ze sprzedaży majątku przekazanego do majątku jednoosobowej spółki z o.o. oraz z tytułu nabycia udziałów przekształconej spółki.
5. Przekształcenie działalności nie zwalnia oczywiście z zaciągniętych zobowiązań przed przekształceniem firmy. W takim przypadku za zobowiązania zaciągnięte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą odpowiadamy solidarnie ze spółką przez okres 3 lat od dnia przekształcenia.

Kroki ku przekształceniu:
1. Przygotowanie bilansu, czyli wycena składników majątkowych przedsiębiorstwa oraz sprawozdania finansowego. Oba te dokumenty trzeba sporządzić na określony dzień, a są one niezbędne do przygotowania planu przekształcenia, stanowiące jego załączniki!

2. Sporządzenie i zbadanie planu przekształcenia zawierający co najmniej wycenę wycenę majątku na dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie tego planu. Czyli np. jeżeli bilans przedsiębiorstwa został sporządzono np. na 25 kwietnia, to plan przekształcenia powinien być przygotowany najpóźniej do 31 maja. Sporządzony pisemny plan przekształcenia firmy musi zostać potwierdzony notarialnie.
3. Zawnioskowanie do sądu rejestrowego o wyznaczenie biegłego rewidenda aby ten zbadał plan przekształcenia w zakresie jego poprawności i rzetelności.

Do tego wniosku już na tym etapie trzeba załączyć:
1. projektem oświadczenia o przekształceniu,
2. projektem aktu założycielskiego (umowy spółki),
3. wyceną składników majątku firmy,
4. sprawozdanie finansowe,
5. opłatę sądową za złożenie wniosku w wysokości 300 zł.
Sąd rejestrowy wyznacza biegłego rewidenta do zbadania planu przekształcenia – w uzasadnionych przypadkach może wyznaczyć dwóch albo większą liczbę biegłych. Sąd wyznacza również termin na sporządzenie opinii, przy czym nie może być on dłuższy niż 2 miesiące od dnia wyznaczenia biegłego rewidenta. Sporządzoną opinię biegły składa w sądzie rejestrowym oraz do rąk przedsiębiorcy. Po zakończonej pracy, sąd określi wynagrodzenie biegłego, którego pokrycie jest obowiązkiem przedsiębiorcy.

4. Przygotowanie oświadczenia o przekształceniu oraz umowy spółki (notarialnie). Tutaj od tej zawartej umowy spółki przedsiębiorca będzie musiał opłacić podatek (PCC- 0,5%) od wartości kapitału zakładowego spółki, pomniejszonego o opłatę sądową i opłatę za ogłoszenie w MSiG
5. Powołanie członków wchodzących w skład organu spółki

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązkowym organem jest zarząd, którego członków powołuje się uchwałą wspólników.
Organem dodatkowym, który można powołać jest rada nadzorcza albo komisja rewizyjna. Jeden z tych organów jest obowiązkowy, jeżeli kapitał zakładowy w spółce przewyższa kwotę 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż 25.
6. Jeżeli są pracownicy- to powiadamy ich pisemnie o planowanym terminie przekształcenia w sp. z o.o.

Przekształcenie nie wypływa na zmianę podmiotu zatrudniającego, zatem umowy o prace, które zostały zawarte przed przekształceniem nadal obowiązują, jednak ze względów formalnych trzeba będzie nanieść na nie zmiany w części określającej pracodawcę, jeżeli na skutek przekształcenia zmieniła się nazwa firmy oraz forma prawna działalności. Najprostszym sposobem na wprowadzenie zmian jest aneks do umowy.

7. Złożenie wniosku o wpis przekształcenia sp. z o.o. do KRS oraz wykreślenie z CEIDG

Wniosek o wpis przekształcenia do KRS muszą wnieść wszyscy powołani członkowie zarządu spółki. Wniosek ten składa się do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki w terminie nie późniejszym niż 6 miesięcy od dnia zwarcia umowy spółki.

Do wniosku o wpis przekształcenia należy dołączyć również wniosek o ogłoszenie przekształcenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Poza formularzami, do wniosku należy również dołączyć inne dokumenty, do których należą:
a) umowa spółki z o.o.,
b) oświadczenie o przekształceniu,
c) uchwałę o powołaniu prokurentów,
d) listę wspólników podpisaną przez wszystkich członków zarządu,
e) zgodę upoważnionych osób do reprezentowania spółki,
f) imiona i nazwiska oraz adresy członków zarządu,
g) oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wszyscy wspólnicy wnieśli w całości wkłady na pokrycie kapitału zakładowego,
h) dowód uregulowania opłat.
Przekształcona spółka jako nowy podmiot otrzymuje numer KRS, nowy numer NIP oraz numer REGON. Nazwa firmy może pozostać ta sama, z tym, że zmienia się jej forma prawna. W ciągu 7 dni od dnia wpisu spółki do KRS musisz złożyć wniosek o wykreślenie z CEID.